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新疆天业:NC是基石
时间:2006年09月19日15:17 我来说两句  

 
来源:搜狐广东

  公司介绍:新疆天业(集团)有限公司(以下简称新疆天业)是新疆生产建设兵团直属的大型国有企业,成立于1996年。随着国家西部大开发和倡导构建节约型社会,新疆天业现已发展成具有完整化工产业链的公司,构筑了以资源(煤、盐、石灰石)——聚氯乙烯树脂——节水器材——农业产业化经营的有机产业链环保型循环经济模式。其下属的新疆天业股份有限公司于1996年在上海证券交易所上市,是新疆首家大型综合类上市公司,下属的新疆天业节水灌溉股份有限公司于2006年2月在香港联合交易所创业板上市。

  项目情况:

  新疆天业集团财务管理信息系统建设于2006年4月1日正式实施,在项目建设过程当中,面对下属47家核算单位,100多名管理、操作人员,项目组克服了工作量大、业务情况复杂、人员水平参差不齐等种种空难,通过项目组双方精诚合作,不辞辛苦的努力,项目于6月成功上线。在这段时间里,项目组利用一个月的时间完成项目方案规划、方案测试、关键用户培训;利用五一节假日,完成系统初始数据录入、系统上限准备等工作。在项目建设阶段中,项目组着重抓人员培训,仅大规模人员培训就进行了4次,常规培训、流水培训、现场培训不计其数。细致的培训、周密的计划以及新疆天业高层领导无微不至的关怀最终保证了系统的成功上线。

  经过近两个月的系统运行,运行效果明显,信息的集成透明、高效,为企业管理决策提供了可靠的数据依据。

   “有了集团财务为核心的企业信息化系统,新疆天业就能够按照既定目标,一步步实施采购、销售、物流等部门的信息化,朝着世界级别的公司迈进”,新疆天业董事长郭庆人如此评价用友NC集团财务软件。

   新疆天业的财务总监夏中兵说:“我们的财务人员经过NC集团财务软件的培训、通过结业考试,就可以拎着笔记本电脑到全国各地随时办公,也可以在当地成立财务部门”。

  有了集团财务软件,新疆天业47个分子公司的账目随时一目了然,实现了高效、准确、实时的集团财务管理模式,最大化降低财务管理成本,提高财务管理效率。并且实现了为集团及各级管理机构提供及时、准确的财务信息以便制定管理决策。

   可以说,新疆天业在使用了用友ERP-NC之后,为企业信息化奠定了基础,提升了企业的发展,成为企业发展中不可或缺的一块基石。

   交钥匙到交知识

   2004年新疆天业开始了第二次飞跃,以联合化工项目为核心,投资22亿元建设了20万千瓦的发电厂、25万吨的电石厂、25万吨的PVC以及30万吨的水泥厂。这次飞跃使新疆天业企业资产总额从2004年的44亿元增加到2006年的66亿元。新疆天业财务总监夏中兵表示:“企业规模不断壮大,资产规模迅速增长,会计核算主体日益增多,为了适应这些管理上的需要,财务管理要先行”。

   新疆天业是一家典型的跨地区、跨行业的综合性集团企业,具有下属单位多,地域分布广,业务资金量大,资金形态、经营方式多样化等特点,业务范围涉及塑料制品、化工、建筑安装、农副产品深加工等领域;存在金融融资、内部拆借、资产抵押、短期投资等多种资本运营方式。如何确定自己的需求,寻找合适的集团财务软件,成为新疆天业亟待解决的问题。

   董事长郭庆人在信息化工作动员大会上说,新疆天业经营管理要上台阶,集团信息化也要上台阶,但是怎么去建设,如何建设,达到什么样的效果,都由项目组决定。这就给以财务总监牵头的项目组吃下了定心丸。当时新疆天业已经使用了多年的用友U8软件,财务人员都习惯了界面友好、查询方便的单机版财务软件。但是,要上什么样的集团财务软件,新疆天业仍旧没有底,是升级还是重新选择?

   2005年8月,新疆天业财务项目组多次组织会议,全面讨论集团财务管理的需求,随后选择了包括用友在内的多家软件公司进行软件选型。

   项目组织派专人到各地大型企业考察、听厂商介绍,同时也对选型的财务软件做各种测试。在用友财务实施顾问的帮助下,新疆天业项目组逐渐明晰了自己的需求:“新疆天业不仅仅是要厂商的软件钥匙,还要软件的知识。”财务总监夏中兵说,交钥匙还要交知识,这是用友公司所提倡的,也正是在这种思想之下,新疆天业集团财务软件选型目标最终确定。

  

   圆桌理论

   在实施集团财务之前,新疆天业也在尝试集团化、一体化的财务管理模式。集团化的基本要求是集中资金结算和财务会计核算,新疆天业曾将全部分子公司的财务部门集中在总部的大楼内办公,并利用网络办公的形式对财务进行集中式的管理。但是,这种形式上的集中注定失败,因为它不是真正意义的集中。

   新疆天业项目组在确定需求之后,又提出了“圆桌理论”,圆桌就是企业成员,一个大的圆桌里面套着若干个小的圆桌,小圆桌里面再套着若干个小小圆桌,无论是多少个圆桌相嵌套,在形式上只有一个圆桌。这个“圆桌”将不同区域、不同机构的财务统一到一个圆桌上办公,这就是局域网和互联网之间数据共享的结果。

   深入解析“圆桌理论”有四个需求:

  第一、是网络畅通无阻,打破了时间和地域上的概念,任何财务人员可以在家里、公司、外地随时办公。

  第二、是集团制定了统一财务管理、会计核算制度、会计科目和政策的要求,公司搭建一个统一的管理平台,所有的分子公司都在这个平台之上工作。

  第三、是利用用友公司强大的NC财务软件,可以实现快捷、即时、穿透式的查询,能够解决财务上简单计账之外的工作,做到对财务事件的事前、事中、事后的随时控制。通过这种方式,领导可以及时查询、监控集团财务情况,为控制财务创造了有利的条件。

  第四、是对分子公司记账、报账和分析。集团总部实现了审计、财务检查相结合的立体式的内控。

   这种“圆桌理论”也正是新疆天业希望实现的需求。新疆天业财务总监夏中兵说,最理想的状态是,集团财务人员轻轻点击鼠标,所有的会计账目清清楚楚。不但实现了财务无纸化的办公,还实现了新疆天业财务管理三个层次的合并。还通过NC软件中的BO功能实现集团化的宏观财务管理,以不同的形式如柱状图、折线图、仪表盘等,将新疆天业的动态指标在总部展现,为集团及各级管理机构提供及时、准确的财务信息以便管理决策的制定。

   有了这个理论,随着选型过程中对用友软件的熟悉和了解,新疆天业最终选择了用友公司NC系统。新疆天业财务总监夏中兵的看法是:“如果不知道自己的需求而去选择产品和合作伙伴,一定很可笑。第一、确定了需求再去选择就很简单。新疆天业有集团化的需求,就要选择集团化的软件,也就是说集团化的理念对应集团化的理念的产品。第二、选择合作伙伴的重要性。严格说是选择合作伙伴而不是选择产品,因为三分软件七分实施,有了合作伙伴的聪明智慧和实施力量,实施集团财务软件这么大的工程才有成功的可能性”。

   事实证明,经过双方4个月的合作和用友公司的实施,证明新疆天业的选择是正确的。

  

   群众运动

   即使有多年应用用友U8财务软件的经验,新疆天业在实施集团财务软件中还是碰到了许多问题。

   新疆天业财务总监夏中兵分析道:“有些基层财务人员习惯了单机版本的财务软件,对于集团财务软件如何操作不习惯。在单机版本时代,页面友好、个人查询都方便,而在集团财务软件上则是由集团总部设定了各种条件,不符合条件就无法操作,基层财务人员就认为很麻烦。其实根本原因还是集团财务软件提升了管理思想,需要对整个集团的财务人员在意识上提升。这个软件不是一个人可以推广的,也不是集团财务部几个财务人员可以搞成的,必须要将全公司所有财务人员,乃至于所有相关业务部门要相互配合,统一思想、统一认识一同推广财务软件”。

   新疆天业针对这种现象提出了“人海战术、人人过关、 NC财务持证上岗”的号召,开展了4次大规模的培训。新疆天业请了用友公司和专业的老师上课。集团财务软件改变了基层人员的操作习惯,可以随时随地地办公。新疆天业将培训不断深入下去,提出不仅要培训过关,还要改变观点、增加责任心

  “群众运动”从2006年1月1日开始,为了保持财务单据的准确性,新疆天业在NC系统中补齐了原来的凭证,是会计信息具备连续性。新疆天业财务总监夏中兵表示:“我们上系统之前有一个基本的要求,就是不管系统能否成功,千万不乱。不但要保证原有的财务数据齐全、完整,具有连续性,还要借助上集团财务软件这个机会,将原来不符合规范的数据表单填补完整,做到以后有数据可查,有票据可依”。

  今年6月之后,U8和NC两套财务软件并行,财务人员加班加点。财务总监夏中兵认为:“上系统就是要脱一层皮,在痛苦的时间内得到历练,管理得到了提升”。不止是新疆天业为了系统上线加班,合作伙伴用友公司更是不分白天黑夜,几个实施人员吃住在新疆天业,随叫随到,密切注意系统上线的稳定性。在系统上线之后,用友公司开通了一个电话专线,常常是放下来又拿起来,问题太多了,乃至于半夜12点还有财务人员打进来咨询。

  双方配合一段时间之后,新疆天业锻炼了自己的一支队伍,从前期以用友公司实施为主到后期以新疆天业实施为主,再次证明了用友公司对合作伙伴“既交钥匙又交知识”的观点。

  创新保质量

  今年8月,新疆天业项目组、用友以及财务人员组成一个验收组到分子公司验收项目完成情况,目前已经基本结束了对分子公司的验收情况,符合当初预定的项目规划,无论是从项目时间还是项目效果。

  财务总监夏中兵表示:“保证项目质量的前提是‘百花齐放’的创新思想。首先,得益于双方组成的项目组,凝聚了双方的聪明才智,只有齐心协力才会保证质量,用友公司总部、西部大区,新疆分公司,多次派人形成强大阵容来指导项目实施。第二,项目组是一个高效运作的团队,包括组织能力、管理能力、业务能力和计算机技术,样样精通,形成具有影响力的指挥系统。第三,包容兼并的想法,只要是为项目着想,好的思想和方法,我们项目组都融入进来,充分发挥了创新的思维,同时也鼓励大家不停地思考,无形中提炼了大家的观念意识。

  对项目质量的要求使得项目组内部严格验收项目,本来原有的验收表只有一张打印纸,后来经过讨论,群策群力之后发展成为12页打印纸的项目验收单。这份厚厚的验收单包括项目基本情况、使用情况、系统情况,具体到硬件、软件、核算、管理、标准模块等等,包含图表、文字各种形式。

  新疆天业在实施过程中始终抱着“持久”这一态度,希望能够利用集团财务软件的机会整合内部资源,提升管理水平。经过一年多实施集团财务软件,经历过选型、培训、实施和应用各个阶段,新疆天业财务总监夏中兵讲:“我们的财务人员经过NC集团财务软件的培训、通过结业考试,毫不夸张的讲就可以拎着笔记本电脑到全国各地随时办公,也可以在当地成立财务部门”。

  目前新疆天业只应用了会计核算、报表、资金管理、预算、固定资产,财务决策等模块,但是已经在财务内控、管理和决策方面发挥了作用,达到了预期的效果。下一步是要继续合作,继续优化系统,使之成为能够完成繁杂的工作平台,以提高工作效率,促进全体财务人员加强财务习惯。从整体上加强内部控制和分析预警,改变传统监督的做法。

  新疆天业董事长郭庆人如此评价用友NC软件:“我们在发展目标过程中,只要是好的、优秀的产品都会使用,促进集团信息化发展。采用集团财务软件符合我们企业的定位,帮助我们朝着世界级的公司迈进”。

  

(责任编辑:广文)


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